Die Digitalisierung steht nicht bevor – sie ist längst da. Die digitale Transformation verändert unsere Wirtschaft grundlegend. Für kleine und mittelständische Unternehmen ist sie die zentrale Herausforderung der näheren Zukunft. Die Frage dabei ist: Wie kann der digitale Wandel gelingen? Gleichzeitig bietet die Digitalisierung auch Chancen. Denn längst nicht alle KMUs haben den digitalen Wandel eingeleitet. Durch zügige Implementierung neuer Prozesse, der Ausarbeitung veränderter Geschäftsmodelle und einem modernen Kundenservice, setzen Sie sich von Ihren Mitbewerbern ab. Aber verstehen KMUs diese Chancen und haben die nötigen Prozesse implementiert?

In diesem Artikel wollen wir klären, was Digitalisierung für KMUs überhaupt bedeutet. Denn Digitalisierung ist ein sehr weiter Begriff und wird immer wieder unterschiedlich gefüllt.

Anschließend identifizieren wir die zentralen Elemente einer erfolgreichen Digitalen Transformation im Unternehmen. Sie erhalten einen Leitfaden, um die Frage zu beantworten: Wo stehe ich mit meinem Unternehmen in der Digitalisierung? Nutze ich die Chancen und meistere ich die Herausforderung.

Drei Ebenen der digitalen Transformation für KMU

Digitalisierung ist ein großes Wort, das viel Raum für Assoziationen lässt. Daher brechen wir herunter, was digitale Transformation für KMUs bedeutet.

1) Digitale Infrastruktur – Die Basis der Digitalen Transformation

Das mag banal klingen, aber im ersten Schritt bedeutet Digitalisierung zunächst: Es gibt einen Internetanschluss, intern stehen Computer und Software zur Verfügung und es existieren Website und Social-Media-Kanäle nach Außen.

Die interne Kommunikation läuft dann digital über verschiedene Tools.

Diese Grundlage der Digitalisierung erfüllen heute nahezu alle Unternehmen in Deutschland.

2) Vernetzte Information und Kommunikation

Big Data ist ein Schlagwort zur Digitalisierung in der letzten Zeit. Dabei geht es um Ihre Analyse und Auswertung. Denn mit der Digitalisierung liegen Daten in einer einheitlichen Form vor und können in verschiedenen Systemen verarbeitet werden. Im nächsten Schritt können neue Geschäftsmodelle um die gesammelten Daten gebaut werden.

Ein weiteres Beispiel für vernetzte Kommunikation ist der Siegeszug von Cloud-ERP und CRM Lösungen. Wo früher einzelne Systeme wie zum Beispiel Buchhaltung und Logistik, erst mühsam Daten vereinheitlicht werden mussten, laufen wichtige KPIs wie Verkäufe, Lagerbestand, Rücksendungen und produzierter Ausschuss nur in einer Oberfläche zusammen.

Die Software wird dabei als SaaS (Software a Service) bereitgestellt. So ist der Zugriff auf die Daten nicht mehr ortsgebunden und erfolgt bequem von jedem internetfähigen Gerät. Die Vorteile einer solchen voll digitalen Datenstruktur liegen auf der Hand. Probleme im Alltagsgeschäft werden schneller identifiziert und können so auch schneller behoben werden.

3) Vernetzte Produkte und Dienstleistungen

Über das Internet der Dinge wurde in den letzten Jahren viel geschrieben. Seine Bedeutung spürt schon heute jeder einzelne im Alltag. Ein banales Beispiel: die Pizza vom Lieferservice. Früher rief man einfach den Lieferservice seiner Wahl an, bestellte die Pizza und bekam dann eine Lieferzeit genannt. Dann blieb einem nichts weiter, als abzuwarten.

Mit dem Internet der Dinge, also der zunehmenden Vernetzung von Gegenständen und Services, ändert sich dies. Die Pizza wird heute über eine App bestellt. Die Vorschläge für den Lieferservice basieren dabei auf einem individuellen Nutzerprofil und einem Bewertungsalgorithmus. Bezahlt wird online. Anschließend bekommt man automatisch eine Ankunftszeit angezeigt – die stets angepasst wird, denn: Der Fahrer und der Lieferservice sind mit der App vernetzt und senden permanent Daten in das System, aus denen die Ankunftszeit berechnet wird.

Für Unternehmen ist dies sowohl eine Herausforderung als auch eine Chance.

Herausforderung: Mit dem Internet der Dinge muss sich das Bild vom Kunden verändern.

Kunden erwarten zunehmend von allen Produkten und Dienstleistungen den Komfort, den sie aus dem Alltag kennen. Darauf müssen alle Unternehmen mittelfristig reagieren.

Das systematische Erfassen und Bedienen von Kundenansprüchen bedeutet einen großen Aufwand. Je nach Branche müssen geeignete Tools gefunden für das Tracking und die Analyse gefunden werden. Die Befriedung sich dynamischer ändernder Kundenbedürfnisse erfordert zudem agile Strukturen und Prozesse, deren Implementierung mit Zeit und Kosten verbunden ist.

Chance: Gleichzeitig schlummern in der allseitigen Vernetzung Potenziale für Unternehmen, sich besser zu positionieren. Durch Big Data haben Unternehmen die Möglichkeit, ihre Kunden immer besser zu verstehen und seine Bedürfnisse exakter zu befriedigen. Wem es gelingt, diese Bedürfnisse in Produkte und Dienstleistungen zu übersetzen, ist der Konkurrenz einen Schritt voraus.

Wo stehen Sie als Unternehmen im Digitalisierungsprozess?

Gerade weil die Digitalisierung ein so umfassender Prozess ist, fällt es vielen Unternehmen schwer, sich selbst im Kontext der Digitalisierung zu positionieren: Wo stehe ich als Unternehmen und welche Schritte müssen wir als nächstes angehen, um die digitale Transformation voranzutreiben?

Vier zentrale Elemente arbeiten bei einer erfolgreichen Transformation zusammen.

Das Fahrgestell: Digitalisierungsstrategie

Digitalisierung betrifft alle Geschäftsprozesse und verändert sie fundamental. Ohne eine umfassende Strategie, die alle Bereiche abdeckt und ausgehend von einer klaren Zieldefinition geeignete Maßnahmen ermittelt, laufen Digitalisierungsbemühungen schnell ins Leere oder ins Chaos.

Der Motor: Geschäftsmodell und Kunden

Die Strategie bildet die Grundlage für eine erfolgreiche digitale Transformation im Unternehmen – spannend wird es aber erst mit der Umsetzung. Jede Digitalisierungsstrategie betrifft letztlich auch das Geschäftsmodell selbst. Dieses muss den digitalen Herausforderungen angepasst werden.

Die Veränderung des Geschäftsmodells muss für den Kunden nicht immer sichtbar sein. Sie kann sich auch vor allem nach Innen richten und auf die Verbesserung der Effizienz im Unternehmen konzentrieren. Dies ist zum Beispiel dann der Fall, wenn es um die Umstellung von traditionellen SAP-Lösungen auf moderne Cloud-ERP-Lösungen geht.

Häufig geht bei der Digitalisierung von KMUs aber auch um die Veränderung des Geschäftsmodells selbst. Dabei steht die Frage im Mittelpunkt: Wie können wir die veränderten Kundenanforderungen bedienen und dabei möglichst viele unserer bestehenden Ressourcen nutzen, um diesen Wandel zu gestalten?

Die Fahrer: Kultur und Leadership als Grundlage für dynamische Strukturen und Prozesse

Digitalisierung beschreibt nicht nur technische Neuerungen: Die Digitalisierung ist von vielen Seiten her mit einer veränderten Unternehmungs- und Führungskultur verbunden. Die Schwierigkeit dabei ist, dass eine Unternehmenskultur sich nicht von oben verordnen lässt. Sie wächst aus dem Unternehmen und seinen Mitarbeitern.

Ein Wandel in der Kultur muss also genau dort ansetzen. Das betrifft sowohl die Seite der Mitarbeiter als auch die Seite der Führung.

Mitarbeiter: Viele Mitarbeiter haben vorbehalte gegen digitale Transformationsprozesse. Sie sind mit Ängsten verbunden, an der Abschaffung seines eigenen Arbeitsplatzes zu arbeiten und mit einem generellen Unbehagen gegenüber disruptiven Veränderungen, die auch die eigene Arbeitsweise betreffen. Aber selbst wenn Mitarbeiter digitalen Prozesse offen gegenüber stehen, benötigen Sie Fähigkeiten und Wissen, um den neuen Anforderungen souverän zu begegnen. So müssen sie zum Beispiel der Umgang mit neuen Tools und eine agile Arbeitsweise erlernen.

Führung: Ein noch wichtiger Faktor für das Gelingen des digitalen Wandels ist die Unternehmensführung von der Geschäftsführung bis zu den leitenden Angestellten. Traditionelle Unternehmenskulturen stehen der erfolgreichen Digitalisierung in vielen Punkten systematisch entgegen. Dazu gehört zum Beispiel die Abwesenheit einer Fehlerkultur und undynamische Gestaltung von Prozessen.

Haben Sie bereits daran gearbeitet, Ihre Mitarbeiter und Führungskräfte zu schulen? Haben Sie einen Mitarbeiter der sich explizit um das Changemanagement im Unternehmen kümmert. Dann sind Sie auf einem guten Weg, die Grundlagen für eine Unternehmenskultur zu schaffen, die den Anforderungen der Digitalisierung genügt.

Der Treibstoff: Agile Prozesse und Strukturen

Während Strategie, Geschäftsmodell, und Unternehmenskultur eher große und übergreifende Themen sind, betrifft die Digitalisierung jeden einzelnen Arbeitsprozess im Unternehmen. Erst auf dieser Mikroebene zeigt sich, ob die Bemühungen wirklich erfolgreich sind. Die zentrale Frage dabei ist, wie agil ihre Prozesse strukturiert sind.

Agile Prozesse sind ein Schlagwort, das vor allem durch die IT-Branche bekannt wurde. Für die Softwareentwicklung wurden Ansätze entwickelt, die der Komplexität von Entwicklungsprojekten gerecht werden und sie besser abbilden als klassische Projektmanagementframeworks. Aber mit der Digitalisierung werden die Vorteile eines agilen Ansatzes auch für anderen Branchen und Bereiche deutlich. Neue Projekte können dynamisch und zeitnah begonnen werden, weil in agilen Strukturen nie alle Details zu Beginn festgelegt werden. Dadurch reagieren Sie auch im Projekt flexibler auf sich verändernde Anforderungen von Kunden und Partnern.

Die Implementierung agiler Prozesse scheitert häufig an der Kultur. Denn Agilität bedeutet den Verzicht auf klassische Deadlines und Nullfehler-Politik. Klassische Führungsstile kommen hiermit häufig nicht zu recht.

Fragen Sie sich, welche Projektmanagementframeworks in Ihrem Unternehmen implementiert sind. Nutzen Sie immer noch klassische lineare Methoden? Dann werden Sie es schwer haben, mit dem Tempo mitzuhalten, dass die digitale Transformation vorgibt.

Fazit: Digitalisierung jetzt gestalten

Digitalisierung muss auf verschiedenen Ebenen stattfinden. Grundlage ist immer eine funktionierende digitale Infrastruktur. Darauf baut die Vernetzung der Kommunikation nach Innen und nach Außen auf. Durch moderne Softwarelösungen laufen alle Unternehmensdaten in einer Schnittstelle zusammen und werden dort ausgewertet. Nicht nur intern findet eine umfassende Vernetzung statt: auch die Produkte und Dienstleistungen selber werden zunehmend vernetzt. Dadurch können Unternehmen ihre Produkte zielgenauer auf die Kundenbedürfnisse zuschneiden und Absatz und Kundenzufriedenheit erhöhen.

Die Ebenen zu gestalten, setzt eine durchdachte Digitalisierungsstrategie voraus. Diese bestimmt Ziele und Mittel, diese Ziele zu erreichen. Digitalisierung betrifft aber auch den Kern jedes Unternehmens: Das Geschäftsmodell. Auch dieses muss im Rahmen eines Transformationsprozesses überprüft werden. Passt es noch zu den modernen Kunden oder muss es verändert oder erweitert werden? Diese Überlegungen müssen zudem von einem Kulturwandel begleitet werden. Traditionelle Unternehmenskulturen sind oft hierarchisch geprägt und stehen agilen Ansätzen entgegen, die besser geeignet sind, die Probleme der Digitalisierung anzugehen. Wie gut die Digitalisierung im Unternehmen gelingt, hängt am Ende genau von diesen agilen Strukturen ab.